A gestão de contratos como ferramenta de gestão corporativa

Por Roberto Lopes

Por muito tempo, o mundo corporativo não deu a devida atenção à adequada e organizada gestão dos contratos comerciais, os quais são formalizados pelas empresas cotidianamente com seus fornecedores, distribuidores, revendedores, representantes, prestadores, entre outros. Por muito tempo, as empresas preocuparam-se, basicamente, com o seu core business, envidando grandes esforços na negociação dos contratos e deixando de lado a sua gestão, quanto ao desenvolvimento de mecanismos para o seu controle e acompanhamento.

Todavia, de uns tempos para cá, sobretudo após a entrada em vigor da intitulada Lei Anticorrupção, através do Decreto 8.420/2015, que regulamentou a responsabilização administrativa das empresas e a necessidade de Programas de Integridade consistentes, constatou-se uma preocupação por parte dos empresários de todos os setores da economia em adequar a gestão de contratos, a partir da identificação dos diferentes riscos inerentes às atividades desenvolvidas por terceiros, quais sejam, fornecedores, distribuidores, revendedores, representantes e prestadores, e, principalmente, em estabelecer mecanismos de controle para uma execução completa e harmônica de tais instrumentos, objetivando foco nas melhores práticas de integridade e governança.

Como é sabido por qualquer empresário, todo o negócio requer a existência de um contrato. O que, por muito tempo, não era sabido por todos, era o fato de que o custo e os riscos decorrentes de uma má gestão dos contratos, ou o mau acompanhamento no curso da execução desses contratos, poderiam ensejar prejuízos de grande monta para as corporações.

Por gestão dos contratos, para fins deste artigo, tem-se aquele conjunto de procedimentos e controles estabelecidos pela empresa com o objetivo de administrar de forma correta e eficaz as variáveis envolvidas na contratação de qualquer tipo de contrato, desde a fase pré-contratual – tratativas, proposta e negociação – passando pela fase contratual – execução do contrato, propriamente dito – até a sua fase pós-contratual – consistente na responsabilidade remanescente das partes após a sua conclusão.

Diante disso, vê-se um número crescente de empresas buscando uma assessoria jurídica preventiva, com o objetivo de não apenas negociar os contratos de forma adequada, mas também de estabelecer mecanismos internos de controles que sejam eficientes para a perfeita execução deles. O acompanhamento ao longo da execução dos contratos comerciais é importantíssimo para qualquer empresa, haja vista o fato de os contratos disporem sobre as partes envolvidas e as responsabilidades de cada uma delas; os prazos estipulados e as respectivas penalidades, no caso do seu descumprimento ou do cumprimento extemporâneo; a forma como deve se dar a renovação ou o que deve ser feito no caso de interesse em extinguir imediatamente o vínculo; a forma de comunicação estabelecida e os casos que poderão ensejar o rompimento da relação. Enfim, a vida da empresa está fortemente representada nos seus contratos.

Nesse passo, é necessário conhecer os termos do contrato e fazer o referido acompanhamento, justamente para se evitar que pequenos descumprimentos venham a ensejar perdas representativas, não apenas sob o ponto de vista financeiro – mediante a aplicação de multas contratuais pecuniárias – mas também estratégico – mediante o rompimento de contrato estrategicamente importante, por culpa que lhe seja atribuída.

Através da correta adequação da gestão dos contratos comerciais, as empresas deixam de se tornar reféns das pessoas que nela trabalham. Muito já se viu, no mundo corporativo, grandes corporações tornarem-se reféns de profissionais de determinadas áreas estratégicas, que não podem sair da corporação, sob pena de tal fato acarretar prejuízos, por vezes, incalculáveis. No setor específico da gestão dos contratos, isso também é muito comum. Não apenas nas pequenas e médias corporações, mas também em grandes corporações, que possuem volumes de centenas de contratos formalizados por semana, isso acontece.

O estabelecimento de uma gestão de contratos, com a fixação de mecanismos de controle, a definição de fluxogramas organizados e que operem naturalmente dentro das corporações, faz com que esse tipo de situação seja mitigada, profissionalizando-se a gestão e ficando dependente não mais das pessoas que estão na operação, mas do fluxo estabelecido, o qual é sempre passível de ajustes e customizações, de acordo com as necessidades que são apresentadas pelo mercado onde a empresa está inserida.

Nesse particular, não há dúvida alguma de que é preferível ficar refém de um sistema customizado pela empresa para ela própria, o qual poderá ser ajustado sempre que necessário, do que de um executivo que originalmente preparou e negociou os contratos e que, por um contexto qualquer, deixou de ser importante para a empresa, senão pelo conhecimento que possui da operação. Quando se retira esse tipo de responsabilidade dos ombros de uma pessoa e se coloca dentro de um sistema “despersonificado”, perde-se a consciência – subjetiva – da gestão, mas se ganha – e muito – com o estabelecimento de critérios objetivos desde a negociação do contrato, passando por sua estruturação e o estabelecimento de políticas internas da empresa sobre determinados temas e determinadas cláusulas contratuais, sua execução e os mecanismos de controle para evitar surpresas, até a sua conclusão. Dependendo do tipo de contrato, estabelece-se, ainda, dentro desse sistema de gestão um controle sobre a fase pós-contratual, fixando-se as responsabilidades a ele inerentes no momento em que o contrato já foi consumado, mas ainda segue gerando efeitos às partes envolvidas.

A partir do momento em que a empresa estabelece essa gestão mais profissionalizada e sistêmica dos seus contratos, ela passa a poder estabelecer, objetivamente, graus de criticidade para cada tipo de negócio e prazos para a definição de determinados temas, informações que serão importantes na condução do negócio, na medida em que apontarão, por exemplo, de forma direta, onde estão os maiores riscos e quais são as áreas da empresa mais sensíveis.

Além disso, por meio da gestão de contratos também se permite um melhor controle da contingência da empresa, na medida em que se estabelecem mecanismos para apontar os riscos envolvidos em cada fase do contrato, orientando o gestor dele para os cuidados que se deve tomar de modo a mitigá-los, evitando potenciais prejuízos futuros. Da mesma forma, considerando-se essa realidade de gestão dos contratos, não se pode deixar de dizer que a satisfação das partes que estarão do outro lado da relação contratual tende a sempre aumentar, sobretudo considerando a estima que a empresa demonstrará junto aos seus parceiros de negócio, cumprindo o acordo com ele e, em última análise, conservando e valorizando a relação existente.

A propósito desse efeito para fora da empresa, trata-se, sem sombra de dúvidas, de um dos efeitos principais do negócio. Toda empresa preza muito pela imagem que possui não apenas perante o seu público consumidor, mas também perante os seus fornecedores, distribuidores, representantes e prestadores. Dessa forma, a partir do momento em que ela demonstra externamente essa organização interna e a seriedade e transparência com que lida em todas as suas relações comerciais, tal fato, por si só, gera um efeito multiplicador muito bom e cria para ela um ambiente muito positivo.

Não se está diante de uma tarefa fácil a estruturação de uma gestão adequada dos contratos. Sabe-se que, dependendo do tamanho da corporação e dos seus vícios internos, esse trabalho poderá se dar em maior ou menor tempo e envolver mais ou menos áreas. Todavia, quanto antes se iniciar, mais cedo será possível identificar as suas vantagens organizacionais e financeiras, tais como aumento de produtividade e lucros, identificação de riscos e antecipação na solução dos problemas, fortalecimento na relação com os parceiros comerciais, aumento da confiança dos investidores, otimização de tempo, padronização de procedimento, revelando-se, cada vez mais, indispensável para uma boa e íntegra governança corporativa, assim como ao bom e sustentável desenvolvimento do negócio.

 

Roberto é sócio do escritório Cabanellos Schuh Advogados, responsável pelas áreas de consultoria contratual e negociação estratégica para a composição extrajudicial de conflitos do escritório. Seu trabalho está concentrado na assessoria a empresas nacionais e estrangeiras, na análise de risco, discussão, revisão e elaboração de minutas contratuais, bem como no desenvolvimento de gestão de contratos, visando a conceber estratégias preventivas para reduzir a exposição ao risco. Além disso, atua na representação de clientes em negociações complexas, customizando e implementando estratégias para aproximação das partes em disputa e construção de soluções para elas. É professor convidado de cursos de pós-graduação da Uniritter, Unisinos e FADERGS, com ênfase em contratos empresariais. Fascinado pelo ecossistema empreendedor, presta mentoria para empreendedores da ONG Endeavor e do Programa Raiar da PUCRS, assim como assessora empresas startups, permitindo que ideias saiam do papel e se tornem realidade, com foco na criatividade e na segurança jurídica, de modo que o negócio se concretize com qualidade, inovação e prosperidade. Advogado, graduado pela PUCRS, com especialização em Processo Civil pela ABDPC.

 

Este artigo reflete as opiniões do autor e não deve ser interpretado como opinião da B3 ou como recomendação de investimento. A B3 não se responsabiliza nem pode ser responsabilizada pelas informações acima ou por prejuízos de qualquer natureza em decorrência de seu uso para qualquer finalidade.
2017-09-13T21:51:52+00:00 13/09/2017|Artigo em foco|